Die Planung wurde von Beginn an transparent und gemeinsam mit den Menschen in Ahlen entwickelt. Im Frühjahr 2023 beteiligten sich 1.138 Personen an einer Online-Umfrage zur Bestandserhebung. Im Jahr 2024 folgten drei Workshops, bei denen Jugendliche, Schulen, Vereine, der Stadtsportverband und Ausschussmitglieder ihre Ideen und Wünsche einbrachten. Im Mittelpunkt standen die Themen Sportangebote, Sportstätten, Schule und Sport sowie die finanzielle Sportförderung.
Die Grundlage für das Vorhaben legte ein Antrag der FWG-Fraktion aus dem Jahr 2020. Bereits im März 2022 stellte die Verwaltung erste Ideen vor und entschied sich zusammen mit dem Fachausschuss bewusst gegen die Unterstützung durch externe Beratungsbüros, um die Planung mit eigener Expertise voranzutreiben. Der offizielle Startschuss fiel am 15. Dezember 2022 mit einer großen Runde aus städtischen Fachbereichen und der Bädergesellschaft Ahlen. Seither wurde die Arbeit unter Federführung der Gruppe „Schule und Sport“ im Fachbereich Schule, Kultur, Sport und Weiterbildung koordiniert und weiterentwickelt.
Das Ergebnis versteht sich als Leitfaden für die zukünftige Ausrichtung des Sports in Ahlen. Er soll dazu beitragen, Angebote gesundheitsfördernd, sozial verbindend sowie nachhaltig und bezahlbar zu gestalten. Bürgerinnen und Bürger haben am 29. September die Gelegenheit, sich ein Bild von den Ergebnissen zu machen und die nächsten Schritte mitzuverfolgen.